Privacybeleid

Open Universiteit Studiecentrum Hasselt is gehuisvest in de gebouwen van de UHasselt en maakt gebruik van de faciliteiten van UHasselt. Open Universiteit Studiecentrum Hasselt onderschrijft de privacyverklaring van UHasselt.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Zoals veel andere instellingen verwerkt ook Universiteit Hasselt persoonsgegevens. Universiteit Hasselt hecht zeer veel belang aan de bescherming van deze gegevens en streeft ernaar dat deze gegevens op een zorgvuldige en verantwoordelijke manier worden behandeld en dat de privacy van alle betrokkenen gewaarborgd is.In deze privacyverklaring informeren wij u over de wijze waarop wij met uw persoonlijke gegevens omgaan, de doeleinden waarvoor uw persoonsgegevens verzameld worden, hoe u uw rechten kunt uitoefenen en overige informatie die voor u van belang kan zijn.Om zo goed mogelijk aan de noden en vereisten van de maatschappij en de regelgeving tegemoet te kunnen komen, behoudt Universiteit Hasselt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen aan deze verklaring. Universiteit Hasselt raadt u dan ook aan om regelmatig deze verklaring te raadplegen.Om u een overzicht te geven van de relevante informatie hebben we ze voor u per onderwerp gesorteerd.

Verantwoordelijke en verantwoordelijkheid
Universiteit Hasselt, gevestigd te Martelarenlaan 42, 3500 Hasselt, vertegenwoordigd door haar rector, is de verantwoordelijke voor de verwerkingen van uw persoonsgegevens in de zin van de AVG. Universiteit Hasselt onderstreept het belang van het op een zorgvuldige en veilige manier omgaan met persoonsgegevens van haar medewerkers, studenten, onderzoekers en bezoekers. Voor vragen kan u steeds terecht bij dpo@uhasselt.be.

Doeleinden voor de verwerking van uw persoonsgegevens
Universiteit Hasselt verzamelt persoonsgegevens vanuit haar drieledige opdracht (onderwijs, onderzoek en maatschappelijke dienstverlening) en uiteraard ook als werkgever en als contractant. In bepaalde gevallen (bv. onderwijs, werkgever ) gebeurt dit om aan specifieke wettelijke verplichtingen te voldoen, elders omwille van een contractuele basis of een geïnformeerde toestemming.Universiteit Hasselt waakt erover dat de verwerking van persoonsgegevens beperkt blijft tot de beoogde doelstelling.
De voornaamste doeleinden waarvoor Universiteit Hasselt persoonsgegevens verwerkt, zijn:

Onderwijs:
Universiteit Hasselt verzamelt en verwerkt persoonsgegevens in het kader van het verstrekken van onderwijs en de (administratieve) onderwijsondersteuning ervan.Hieronder worden onder meer begrepen: het bijhouden van een studentenadministratie, het vastleggen van studieresultaten, de afgifte van diploma’s en certificaten, ontwikkelen en schrijven van managementrapportages en rapportages in het kader van het kwaliteitszorgsysteem (inclusief accreditatieonderzoeken), het verlenen van studieadvies en studiebegeleiding, het verzekeren van de procedures voor de verkiezing van medezeggenschapsraden …

Personeel:
Universiteit Hasselt verwerkt persoonsgegevens in het kader van het personeelsbeleid. Hieronder wordt onder meer begrepen het zoeken, selecteren en werven van nieuwe medewerkers, het sluiten van contracten, extralegale voordelen, vakbond gerelateerde zaken, registreren van verlof en ziekte …

Bedrijfsvoering en financiën:
Universiteit Hasselt verwerkt persoonsgegevens in het kader van de bedrijfsvoering, beleid, administratie en financiën. Hieronder worden onder meer begrepen het bijhouden van de financiële administratie, juridische procedures, het beheren van inkoop- en betaalsystemen, het beheren van contacten en contracten met dienstverleners, consumenten …

Facilitair beheer:
Universiteit Hasselt verwerkt persoonsgegevens in het kader van facilitair beheer. Dit omvat onder meer het verzekeren van de gezondheid en veiligheid van personeel, studenten en bezoekers, de toegang en het beheer van de campus en de (geautomatiseerde) systemen, het onderhouden van contacten met diensten en partijen die zorg dragen voor de gebouwen, voor de bereikbaarheid van campussen en voor parkeerfaciliteiten …

Marketing en communicatie:
Universiteit Hasselt verwerkt persoonsgegevens in het kader van marketing en communicatie. Dit omvat onder meer het selecteren en werven van aankomende systemen, het kunnen uitvoeren van marktonderzoek, het afsluiten en naleven van contracten met andere onderwijsinstellingen, het beheren van klanten en relaties, het zorg dragen voor een effectieve marketing van de Universiteit Hasselt naar buiten toe, het beheren van bibliotheek en uitleensysteem …

Wetenschappelijk onderzoek:
Universiteit Hasselt verwerkt persoonsgegevens in het kader van wetenschappelijk onderzoek. De onderzoekers verbonden aan Universiteit Hasselt verwerven, analyseren en beheren grote hoeveelheden gegevens die noodzakelijk zijn voor het wetenschappelijk onderzoek.

Met al deze gegevens wordt met de grootst mogelijke vertrouwelijkheid en zorgvuldigheid omgesprongen en ze zijn niet vrij toegankelijk. De medewerkers en personen die in opdracht van Universiteit Hasselt werken met dergelijke gegevens, hebben hier alleen toegang toe voor zover dit noodzakelijk is voor de uitoefening van hun functie. Bovendien werkt Universiteit Hasselt continu aan passende technische en organisatorische maatregelen op het gebied van informatieveiligheid.

Categorieën van persoonsgegevens
Voor de uitvoering van de verschillende activiteiten van een universiteit, is het mogelijk dat Universiteit Hasselt de volgende categorieën van persoonsgegevens verwerkt:
Naam
Adres
Woonplaats
Geboortedatum en –plaats
Bankrekeningnummer
Telefoonnummer
E-mailadres
Geslacht
Interactiegegevens (IP-adres, cookies, surf- en klikgedrag, informatie uit contactformulieren …)
Beelden (foto’s en video’s)
Informatie over studiekeuze, studievoortgang en studieresultaten
Gegevens verzameld in het kader van wetenschappelijk onderzoek

In principe worden deze (persoons)gegevens direct door de betrokkenen aan de Universiteit Hasselt bekend gemaakt. In voorkomende gevallen kan het echter gebeuren dat Universiteit Hasselt ook persoonsgegevens van derden ontvangt. Als Universiteit Hasselt werken wij vaak samen met universiteiten, onderzoekscentra en (internationale) organisaties in het buitenland, zowel binnen als buiten de EU. In het kader van dergelijke samenwerkingen kunnen persoonsgegevens ook aan deze instellingen worden verstrekt. Uiteraard gebeurt dit altijd in overeenstemming met de vigerende privacywetgeving en zal er altijd een zo strikt mogelijke bewaartermijn van de gegevens worden overeengekomen.

Doorgifte van gegevens aan derden
Universiteit Hasselt zal persoonsgegevens niet verhuren, verkopen of voor financieel gewin doorspelen aan derden. Persoonsgegevens die tot individuele personen herleidbaar zijn, zullen alleen verstrekt worden aan derden wanneer hier een wettelijke grondslag of verplichting voor is, wanneer dit nodig is om uitvoering te geven aan een overeenkomst met de betrokkene, of wanneer de betrokkene zelf expliciet ingestemd heeft met de overdracht van deze gegevens.

Universiteit Hasselt kan derden de opdracht geven om taken uit te voeren. In dat geval zal Universiteit Hasselt een overeenkomst afsluiten met deze derde partij (verwerkersovereenkomst) waarin vastgelegd wordt dat deze partij op een rechtmatige, vertrouwelijke en zorgvuldige manier om zal gaan met de mogelijk verstrekte persoonsgegevens.

Buiten voornoemde gevallen zal Universiteit Hasselt uw gegevens niet verstrekken aan derden, tenzij ze daartoe wettelijk verplicht zijn.

Rechten van de betrokkene
Na een overgangsperiode van 2 jaar treedt de Algemene Verordening Gegevensbescherming ("AVG" maar beter gekend onder "GDPR") op 25 mei 2018 definitief in werking. Deze Europese verordening geeft individuen bepaalde rechten met betrekking tot hun persoonsgegevens en de bescherming ervan. Zo kunnen individuen in voorkomende gevallen, afhankelijk van de juridische grondslag op basis waarvan Universiteit Hasselt deze persoonsgegevens verwerkt, het recht krijgen om:

* na te vragen welke persoonsgegevens van hen worden bijgehouden en, in het geval deze gegevens door een derde partij aan de Universiteit Hasselt zijn verstrekt, informatie over de bron van deze gegevens na te vragen;
* te verzoeken gegevens te corrigeren wanneer zij foutief zijn; indien aan een aantal voorwaarden is voldaan, te vragen ‘vergeten te worden’ door de organisatie die hun persoonsgegevens (heeft) verwerkt; * te vragen bepaalde gegevens aan te leveren die betrokkene kan overdragen aan een andere organisatie;
* bezwaar aan te tekenen tegen de verwerking van zijn of haar gegevens in het kader van volledig geautomatiseerde verwerkingen (direct marketing, profiling …);

Indien u een van bovenstaande rechten wenst uit te oefenen kan u hiervoor met ons contact opnemen via privacy@uhasselt.be .

Indien u verder vragen heeft over de verschillende rechten en plichten op het gebied van privacy, kan u zich richten tot privacy@uhasselt.be .

Tot slot kan u indien u van mening bent dat Universiteit Hasselt onterecht uw gegevens heeft verwerkt, klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (“GBA”) als toezichthoudende autoriteit.